★仕事の効率化を実現する改善策を紹介

業務の効率化は、企業の生産性向上に不可欠です。特定の業務に時間を取られると、本来の仕事に集中できず、組織全体のパフォーマンスが低下するリスクがあります。しかし、現在行っている業務が無駄な作業や業務ではなく、お客様からの問い合わせ対応などその企業にとって必要不可欠な場合もあ多々あります。業務フローや内容を見直し、人が行う作業を「うちのAI」*で代替することができるかどうか検討することで、より効果的な働き方が可能になります。この記事では、「うちのAI」*の導入により効率化可能な業務の具体例と活用方法について解説します。

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社内における業務で「うちのAI」*導入で業務効率化できる例

以下のような業務は、「うちのAI」*で代替可能又は協力サポート可能な業務の例となりますので、

導入する価値が大いにあります。

• WEBからの問い合わせ対応
• 接客対応
• インバウンド対応
• 社内業務ー人材教育

それぞれ詳しく解説します。

WEBからの問い合わせ対応

HPを保有している企業で、WEBからの問い合わせ対応は、時間と労力を大きく消費します。特に人材リソースが十分でない企業にとって処理の量と速度ともに限界があるため、業務時間内での他業務への時間が制限され残業の要因となります。そこで、WEB対応スタッフのサポート又は代替として「うちのAI」*を導入することで、WEB対応の効率化が可能です。「うちのAI」*に御社に関する情報、提供する製品、技術、サービス、こだわり、詳細情報を学習させることで、「うちのAI」*を御社専属のAIスタッフとして活用できます。学習後も問い合わせに対する「うちのAI」*の回答をスタッフが確認し、必要に応じて修正学習することで、回答精度が向上し顧客満足度のアップに繋がります。

接客対応

訪問客が多い企業や事業者にとって接客対応も、業務効率化したい課題の1つです。多数の来客からの怒涛の質問に対し、限られたスタッフで対応する場合、担当者の負担が増加すると同時に行列ができ、お客様にとっても待機しなければならないというストレスが発生します。そこで、接客対応のサポートとして「うちのAI」*を導入し、接客スタッフとして習熟しておくべき情報を学習させることで、「うちのAI」*を御社専属の接客AIスタッフとして活用できます。御社が導入した「うちのAI」*には、御社専用のURLが付与され、QRコード化が可能となります。ご存知のようにQRコードは、印刷可能でシールラベル化やラミネート加工し、あらゆる場所に設置可能です。これにより、受付窓口、エントランス、店舗入り口、柱、壁など自由自在に配置できます。後は、来客者に「うちのAI」*導入とQRコードを案内するだけで、それぞれが所持するスマートフォンでQRコードを読み取り、御社専用の接客AIスタッフを呼び出すことで、御社のベテランスタッフ同様に接客してくれます。同時に数十人、数百人への接客が可能な為、来客数が多い企業や事業者の接客対応の効率化は間違いなく実現できます。特に、「うちのAI　Avatar」タイプは、人型AIで接客の臨場感を演出できるためお勧めです。

インバウンド対応

海外顧客をターゲットとしたビジネスや産業では、外国語対応やインバウンド対応の充実化が、顧客満足度のアップや事業成功に必要な要素の一つとなっています。特に、観光業や宿泊業、飲食業で訪日客が多いところでは、英語や中国語対応が可能なスタッフの雇用や翻訳アプリなどの活用がされています。しかしながら、インバウンド対応も本質は接客であり、ただ言語が話せるだけでは対応が十分ではなく、観光地の情報や施設情報の熟知と説明ができる人材の方が好ましいです。この為、質の高い接客をするためには人材教育が必要ですが、それには時間と労力がかかります。また、翻訳アプリでは、どうしても機械的に対応している側面やうまくアプリを使えなかったり、音声認識がうまく行かない場合、コミュニケーションにタイムラグが発生します。そこで、「うちのAI」*を導入し、観光地情報、おすすめグルメ情報、施設情報、穴場情報など過去によく聞かれた情報などを日本語で学習させるだけで、「うちのAI」*がまるでベテラン観光ガイドさんのように日本語や英語を含めて15か国語で対応してくれます。しかも「うちのAI」*のQRコード化機能で、必要な環境や場所に際限なく配置できますので、インバウンド対応に関する課題を一網打尽に解決できます。

社内業務の効率化

業界や業種問わず多くの企業が、それぞれの業務に関連したマニュアルやノウハウ、技術情報、トラブルシューティングに関する資料、製品情報など様々な社内資料を保有し、部門やチームごとに情報共有しています。情報管理のルールを設けていても毎月、毎年と情報は蓄積され、フォルダーやファイルがどんどん溜まり、特定の情報を使ったり参照するときに保存場所が分からず手間取ったり、類似したテーマに関して類似した資料作成をしてしまっている状況もあります。また、部署移動や新人採用、中途採用があった時に、通常業務を行いながら人材研修がその都度必要な場合もあります。人材研修や人材教育を社内で実施する場合、研修を提供する側も受ける側にとっても重要ですが、時間と労力がかかる上、精神的なストレスも起こり得ます。例えば、提供する側は、ほぼ同じ内容を毎回提供しなければならなかったり、研修業務をしている間はそれ以外の業務時間を削られたり、人は違えど異口同音の質問を繰り返し受ける事へのストレスがあります。また研修を受ける側としては、理解していない事を繰り返し質問しづらかったり、忙しくしている人の業務を邪魔してはいけないと思い込み、質問を控えてしまう場合があります。こういった状況では、人材研修の本来の目的が達成できません。

「うちのAI」*を導入し、社内資料を学習させることで、いつでも必要な時に「うちのAI」*に質問することで、必要な情報を呼び出すことが可能です。さらには、「うちのAI」*の会話履歴保存機能とレポート機能を活用することで、社内やスタッフが抱えている課題の把握にも役立ちます。例えば、特定の機器の使い方の質問が多い場合には、その機器の使い方のワークショップを社内で行うことで、スタッフの技術レベルを引き上げることができます。

また、「うちのAI」*を導入し、御社内の人材研修や人材教育に必要な情報を学習させ、「うちのAI」*を御社専用の人材研修AIスタッフとして採用することで、上記の課題の大部分を解決できます。「うちのAI」*に全てを任せるというわけではなく、「うちのAI」*に任せれる部分は「うちのAI」*に任せ、人がやるべきパートは、人が実行し人と「うちのAI」*の協業により、効率よく人材研修ができます。

「うちのAI」*は、繰り返し同じ質問をしても何のストレスも感じず、常に爽やかに朗らかに回答してくれます。さらには、マルチ言語対応の為母国語の異なるスタッフ教育も容易になります。

「うちのAI」*の導入

問い合わせ対応の負担を減らすには、言語理解能力に優れたChatGPTを搭載した「うちのAI」*の導入が最適です。よくある質問に自動応答できるようにすれば、担当者の手を煩わせることなく、迅速な対応が可能になります。特に、ヘルプデスクやカスタマーサポート業務では、24時間対応できるAIが大きな役割を果たします。「うちのAI」*は、自社専用に開発する必要はなく、即導入で即戦力スタッフになります。通常のチャットボットのように回答の基礎となるFAQの作成に膨大な時間をかける必要はなく、情報を学習しその内容を理解し、質問に対してまるでベテランスタッフのように適切に思考し回答します。学習先を自社HPのURLなどにすると、URLの更新とともに学習データも更新されますので、運用管理もかなり軽減できます。チャットボットを導入している方で、運用管理に困っている場合は、「うちのAI」*への乗り換えを特にお勧めします。蓄積したデータを学習させるだけで、これまでの努力を無駄にせず、業務効率だけを高めることができます。

「うちのAI」*を導入すれば生産性を向上できる

「うちのAI」*の導入は、生産性の向上につながります。「うちのAI」*に問い合わせ対応、接客、人材教育、情報の取り出しなどを任せることで、従業員はより本来の業務に集中できるようになります。また、会話履歴の確認と修正学習を定期的に行うことで、回答精度が向上し顧客やユーザーの満足度の向上も可能です。企業の成長を目指すためにも、「うちのAI」*の導入検討を進めてみてはいかがでしょうか？